แน่นอนว่า การ Work From Home ไม่สามารถนำมาใช้ในการทำงานทุกตำแหน่ง โดยเฉพาะภาคอุตสาหกรรมการผลิต อย่างไรก็ตาม ปฏิเสธไม่ได้ว่า เพื่อยับยั้งการระบาดของไวรัสโคโรน่าสายพันธุ์ใหม่ ต้นเหตุของโรคโควิด-19 แล้ว การลดความเสี่ยงด้วยการพบปะที่น้อยลง ก็เป็นหนึ่งในแนวทางที่ควรให้ความสำคัญ ซึ่งแน่นอนว่า การ Work From Home มีทั้งข้อดี และข้อเสีย ซึ่งบริษัทสัญชาติญี่ปุ่น หนึ่งในประเทศที่ได้รับผลกระทบรุนแรงจากโรคโควิด-19 ได้แนะนำแนวทาง และข้อควรระวังในการ Work From Home ไว้ ซึ่งสามารถอ่านรายละเอียดได้ในบทความนี้

Mr. Takeru Miyamoto Chief Operating Officer (COO) บริษัท ASOVIEW แพลตฟอร์มออนไลน์ด้านการท่องเที่ยวที่ใหญ่ที่สุดของญี่ปุ่น แสดงความเห็นว่า Work From Home ส่งผลกระทบต่อการทำงานเป็นอย่างยิ่ง แต่เป็นสิ่งที่สามารถก้าวผ่านไปได้ พร้อมแนะนำว่า การทำงานทางไกล สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการสื่อสาร เนื่องจากการรับส่งเพียงข้อความ อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายกว่าจากการที่ไม่อาจรับรู้สีหน้า และน้ำเสียงของนายจ้าง และลูกจ้าง แต่ก็ไม่อาจปฏิเสธได้ว่า การ Work From Home มีความเสี่ยงที่จะทำให้ผลผลิตของบริษัทลดน้อยลงกว่าช่วงเวลาปกติ

ASOVIEW ปรับมาทำงานแบบ Work From Home ทั้งบริษัทในช่วงวิกฤต (สนับสนุนภาพโดย ASOVIEW)

ซึ่งในกรณีการระบาดของไวรัสในครั้งนี้ ทางบริษัทได้ตัดสินใจนำระบบ Work From Home มาใช้ ซึ่งในช่วงสัปดาห์แรก พบว่าปัญหาของการทำงานทางไกลคือ ผู้ใช้จะเตรียมตัวไม่ทัน ทำให้ในช่วงแรกการทำงานเกิดความล่าช้ากว่าปกติ และการประชุมแบบ VDO Call ซึ่งแต่เดิมทางบริษัทคิดว่าเป็นเรื่องจำเป็นต้องทำทุกเช้า แต่เมื่อลองใช้จริงพบว่ากลับทำให้งานล่าช้ากว่าเดิม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับพนักงานในตำแหน่ง Production ซึ่ง Mr. Takeru Miyamoto แนะนำว่า “หากเปลี่ยนมาใช้การประชุมอาทิตย์ละครั้ง แล้วสรุปข้อมูลเท่าที่จำเป็นให้กับพนักงาน ก็จะช่วยให้สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม” 

แน่นอนว่า แนวทางการ Work From Home ของแต่ละบริษัทไม่เหมือนกัน และจำเป็นต้องมีการลองผิดลองถูกเป็นระยะเวลาหนึ่ง แต่สิ่งที่เหมือนกันในบริษัทส่วนใหญ่คือ ไม่เคยมีประสบการณ์ทำงานทางไกลเช่นนี้มาก่อน จึงจำเป็นต้องมีกฎระเบียบที่เข้มงวด เช่น การเปิดกล้องเพื่อเช็คเวลาเข้างานของทุกคน หรือการติดตั้ง GPS ไว้กับรถยนต์ประจำตำแหน่งของพนักงานเพื่อไม่ให้นำไปใช้เป็นการส่วนตัว หรือการกำหนดจำนวนครั้งการพักระหว่างเวลางาน

อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริงแล้ว กฎระเบียบของบริษัทยามปกติไม่อาจบังคับใช้ได้ทุกข้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทที่มีระเบียบเข้มงวดเกินไป เนื่องจากอาจทำให้พนักงานเกิดความกดดัน รู้สึกเหมือนถูกจับผิด หรือรู้สึกไม่ได้รับความไว้วางใจ ซึ่งจะเป็นผลเสียต่อการทำงานร่วมกันในระยะยาวแทนที่

ภาพการประชุมทางไกล บริษัท Atrae (สนับสนุนภาพโดย Atrae)

Mr. Yuki Moriyama หัวหน้าโครงการ wevox แพลตฟอร์มสำหรับการทำงานระดับองค์กรจากบริษัท Atrae กล่าวเสริมว่า “ความไม่ไว้วางใจเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน” พร้อมแนะนำว่า การใช้ระบบ Voice Chat ซึ่งได้ยินแต่เสียงนั้น จะทำให้พนักงานรู้สึกมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าการทำงานแบบ VDO Call และเป็นการแสดงออกถึงความเชื่อใจภายในบริษัท

Mr. Yuki Moriyama ย้ำว่า การ Work From Home มีข้อควรระวังคือระยะเวลา เนื่องจากผู้ทำงานทางไกลนั้น แม้จะทำงานได้มีประสิทธิภาพแค่ไหน แต่การห่างจากเพื่อนร่วมงานเป็นเวลานาน จะส่งผลกระทบต่อการทำงานเป็นทีม เช่น มีโอกาสทำงานผิดพลาดมากขึ้นเนื่องจากไม่มีคนคอยตรวจทานงานโดยละเอียด หรือขาดการมีส่วนร่วมในการแสดงความเห็น ซึ่งกรณีนี้ ไม่เพียงการทำงานทางไกลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เน้นให้เกิดสมาธิสูงสุดอีกด้วย จึงเป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญว่า “นอกจาก Production แล้ว การสร้าง Motivation ให้พนักงานก็สำคัญไม่แพ้กัน”

CrowdWorks แสดงความเห็นว่า การทำงานทางไกล เป็นผลดีต่อทั้งภายใน และภายนอกบริษัท (สนับสนุนภาพโดย CrowdWorks)

Mr. Hajime Kurosaka เจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท SIOS Technology ผู้ให้บริการโซลูชันออนไลน์, คลาวด์, Machine Learning, และ IoT กล่าวย้ำว่า ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่งในการ Work From Home คือการอบรมพนักงาน เนื่องจากการไม่อยู่ในไซต์งานจริง จะทำให้สังเกตเห็นข้อผิดพลาดเล็กน้อยได้ยากขึ้น โดย Mr. Keita Nakayama เจ้าหน้าที่บริหารบริษัท CrowdWorks ผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม Work From Home แสดงความเห็นว่า สิ่งสำคัญในการทำงานทางไกล คือการแจกจ่ายปริมาณงานที่เหมาะสม และให้ความสำคัญกับงานที่ได้ มากกว่ากระบวนการทำงาน ด้วยเหตุนี้ การ Micro Management เองก็ต้องปรับให้เหมาะสมกับการทำงานทางไกลด้วย 

อีกคำแนะนำจาก Mr. Keita Nakayama คือ การหมุนเวียนหน้าที่ เนื่องจากหากมอบหมายงานตามหน้าที่ให้พนักงานแต่ละคนแล้ว จะทำให้เกิดความเสี่ยงว่า “มีแต่คนนี้เท่านั้นที่ทำงานนี้ได้” การหมุนเวียนหน้าที่เป็นระยะ จึงสามารถช่วยลดความเสี่ยงนี้ และทำให้ได้มุมมองที่แตกต่างไปจากเดิมจากพนักงาน ซึ่งสามารถนำมาปรับปรุงการทำงานต่อไปในอนาคต และกล่าวถึงผลดีเพิ่มเติมของการ Work From Home ว่า สำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือมีหลายสาขาแล้ว หากคำนึงถึงค่าใช้จ่าย และระยะเวลาที่ต้องใช้ในการเดินทาง การเปลี่ยนงานมาเป็น Work From Home ในตำแหน่ง และปริมาณที่เหมาะสม ก็จะช่วยให้ประหยัดต้นทุน “จนอาจไม่อยากกลับไปทำงานแบบเดิม” ซึ่งไม่เพียงแค่การทำงานจากบ้านเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปปรับใช้กับพนักงานขายได้อีกด้วย ซึ่งทางบริษัท ได้เปลี่ยนรูปแบบการขายจากเดิม มาเป็นการติดต่อผ่าน VDO Call และสามารถลดจำนวนการเดินทางลงได้ถึง 80% ต่อปี